Política de privacidad

Quiénes somos y qué hacemos

Centic es una plataforma que le permite a un negocio de servicios —salones, barberías, spas, centros de estética— atender a sus clientes por WhatsApp e Instagram con un asistente automático, y gestionar sus citas desde un panel web.

En esta relación, el negocio que contrata Centic es el responsable de los datos de sus propios clientes. Centic actúa como encargado del tratamiento: los trata por instrucción suya y únicamente para prestarle el servicio.

Qué información tratamos

De los negocios: el nombre del centro, su dirección, su teléfono, los datos de las personas que acceden al panel y la configuración de su agenda, servicios y equipo.

De los clientes finales de cada negocio: el nombre y el teléfono con el que escriben, el contenido de la conversación, sus citas, y los archivos que envían al chat (por ejemplo, un comprobante de pago o una foto de referencia).

No pedimos ni almacenamos números completos de tarjetas de crédito. Cuando el negocio cobra una seña, el pago ocurre en la plataforma del proveedor de pagos y nosotros solo guardamos si quedó aprobado o no.

Para qué la usamos

Para responder las conversaciones, agendar, reprogramar y cancelar citas, cobrar y confirmar señas, enviar recordatorios y avisos, y mostrarle al negocio sus estadísticas.

Para enviar promociones únicamente a quien lo autorizó. El asistente lo pregunta una sola vez, la respuesta queda registrada con su fecha, y en cualquier momento se puede pedir la baja escribiendo «baja» por el mismo chat.

Para operar y mejorar el servicio: diagnosticar fallas y entender qué funciona. Nunca vendemos ni cedemos datos a terceros con fines publicitarios.

Las conversaciones las procesa un modelo de inteligencia artificial

Para poder responder, el contenido de cada conversación se envía a un proveedor de modelos de lenguaje, que devuelve la respuesta. Ese proveedor procesa el mensaje para atender esa solicitud puntual; no se le entrega la base de clientes de un negocio ni su historial completo.

Las notas de voz se transcriben con un servicio de transcripción automática, porque el asistente necesita el texto para entender qué se le pidió. El audio y su transcripción quedan en la conversación, igual que un mensaje escrito.

El asistente puede equivocarse. Lo que responde no reemplaza la confirmación del negocio, y toda la conversación queda registrada y visible en el panel del centro.

Con quién se comparte

Con los proveedores necesarios para que el servicio funcione: Meta (WhatsApp e Instagram) para entregar los mensajes, el proveedor de infraestructura donde corre la plataforma, los proveedores de modelos de lenguaje y de transcripción que procesan las conversaciones, y la pasarela de pagos cuando el negocio cobra señas.

Cada uno recibe solo lo mínimo necesario para su función. La información de un negocio no se comparte con otro negocio de la plataforma bajo ninguna circunstancia, y nunca vendemos ni cedemos datos a terceros con fines publicitarios.

Los datos salen de Colombia

Varios de esos proveedores operan fuera del país, así que prestar el servicio implica una transferencia internacional de datos. Al usar Centic —el negocio al contratarlo, y el cliente final al escribirle por WhatsApp o Instagram— se autoriza esa transferencia para las finalidades descritas acá.

Se exige de cada proveedor un nivel de protección equivalente al de esta política y el uso de la información únicamente para prestar su parte del servicio.

Datos sensibles y menores de edad

Centic no está diseñado para tratar datos sensibles, incluida la información de salud. El negocio no debe cargar en el chat ni en el panel historias clínicas, diagnósticos ni resultados de exámenes; para agendar alcanza con el servicio, la fecha y el contacto.

Tampoco está pensado para tratar datos de menores de edad. Cuando el servicio se le presta a un menor, la cita debe quedar a nombre del adulto responsable, que es quien conversa con el asistente y quien autoriza el tratamiento.

Cuánto tiempo se conserva

Mientras el negocio tenga su cuenta activa, porque son los datos con los que trabaja todos los días.

Al terminar la relación, el negocio puede pedir la entrega de su información en un formato legible dentro de los 30 días siguientes, y su eliminación. Cumplido ese plazo y entregada la información, se elimina, salvo lo que haya que conservar por una obligación legal o contable.

Tus derechos

Conforme a la Ley 1581 de 2012 de Colombia, cualquier persona puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, revocar la autorización que haya dado, y solicitar prueba de esa autorización.

Para ejercerlos, escribinos a centic@xtackx.com. Si sos cliente de un negocio que usa Centic, también podés pedírselo directamente a ese negocio. Para dejar de recibir promociones alcanza con responder «baja» por el mismo chat.

Respondemos las consultas dentro de los 10 días hábiles y los reclamos dentro de los 15 hábiles, según los plazos de esa ley. Si no quedás conforme, podés presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Seguridad

Los accesos a WhatsApp y a los medios de pago se guardan cifrados. Cada centro está aislado del resto: su agenda y sus clientes solo se ven desde su propia cuenta. Cada cambio a una cita y cada acción del asistente quedan registrados con fecha y origen.

Ningún sistema es infalible. Si ocurriera un incidente que afecte datos personales, se lo comunicaremos a los negocios afectados y a la autoridad competente.

Cambios a esta política

Si cambia algo relevante, se publica acá con su nueva fecha de actualización y se les avisa a los negocios con cuenta activa por correo, con al menos 15 días de antelación cuando el cambio afecte cómo se tratan los datos.